Mit Hilfe von Regeln können Sie den eingehenden E-Mails in Abhängigkeit von bestimmte Kriterien die gewünschten Kategorien zuweisen.

Wenn Sie zum Verwalten Ihrer E-Mails die Outlook-Kategorien nutzen, können Sie mit Hilfe von Regeln den eingehenden E-Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, gleich die passende(n) Kategorie(n) zuweisen lassen.

1. Zunächst einmal definieren Sie allerdings die gewünschten Kategorien.
2. Dann starten Sie den Regel-Assistenten über „Extras, Regel-Assistent“ bzw. in Outlook 2007 über „Extras, Regeln und Benachrichtigungen“ bzw. in Outlook 2010 über „Start, Regeln, Regel erstellen“) und geben die Kriterien an, die die E-Mails erfüllen sollen.
3. Im Dialog „Aktion(en) auswählen“ schalten Sie die Aktion „Kategorien der Nachricht löschen“ ein – es sei denn, Sie wollen die vom Absender zugewiesene(n) Kategorie(n) beibehalten.
4. Anschließend schalten Sie im gleichen Dialog die Aktion „diese der Kategorie Kategorie zuordnen“ ein.
5. Klicken Sie im unteren Feld auf „Kategorie“ und wählen Sie die gewünschte Kategorie aus.
6. Fahren Sie dann mit der Definition der Regel fort.