Schnelle Notiz im Outlook Ordner speichern (Outlook Organisation u. Zeitmanagement)


Problem:

manchmal möchte man nur kurz eine Notiz in einem Outlook Ordner einreihen, doch die Notizfunktion von Outlook (gelber Zettel) wird immer im gleichen Ordner "Notizen" abgespeichert.

Das ist wenig hilfreich und sehr unübersichtlich, gerade dann wenn ich in Outlook meinen Baum ordentlich pflege und mir schon seit Jahen, die Mühe gemacht habe meine Projekte mit Ordnernamen zu versehen. Alle E-Mails die ich zu diesen Projekten erhalte, verschiebe ich dann in die jeweiligen Ordner, aber die "gelben Notizen" finden sich dort nicht wieder.

Lösung:

Die Lösung ist einfach und simpel: Zwar kann ich die gelben Notizzettel nicht in einen Projektordner bewegen, aber dafür gibt es eine fast unbekannte Funktion mit dem Namen:

"Öffentliche Nachricht bereitstellen"

Was soviel bedeutet, dass ich eine Nachricht die ich nicht "versenden brauche" trotzdem in dem betreffenden Projetordner oder Kundenordner in Outlook abspeichern kann.

Dazu nehmen wir einmal ein Beispiel:

In meinem Outlook haben ich einen Ordner mit dem Namen "Projekte aktuell" und darunter befinden sich einige Kunden- und eigene Projektordner. Nun möchte ich eine Telefonnotiz in den Projektordern "Webseite Doc Müller" eingeben.

1. Dazu wechsel ich in den Ordner "Webseite Doc Müller" und wähle oben über das Menü und rufe den Befehl Start – Neue Elemente – Weitere Elemente – Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen auf, in Outlook 2007 lautet der Befehl Datei – Neu – Öffentliche Nachricht in diesem Ordner.


2. Es erscheint ein Nachrichtenfenster, in dem nun die Empfängerfelder fehlen.
Hier gebe ich jetzt einen aussagekräftigen Betreff und in das Nachrichtenfeld die entprechende Notiz zu diesem Projet ein. Jetzt könnte ich sogar noch diese öffentlichen Nachricht einer Kategorie zuweisen und den Text wie bei einer normalen E-Mail, formatieren und sogar auch Bilder, Links oder Audiofiles oder Dateien anfügen.


3. Sobald alles erledigt ist, Text fertig formatiert, Betreff ordentlich und aussagekräftig, klicke ich auf die Schaltfläche "Öffentliche Nachricht" und die Nachricht (Notiz) wird bereitgestellt und das Fenster geschlossen

Öffentliche Nachricht bereit stellen

4. Das wars, jetzt erscheint die Nachricht in dem Projektordner. Zu erkennen ist die "Notiz" an dem etwas anders ausehenden Symbol (gelber Notizzettel mit Pin), was sich von dem klassischen E-Mai-Icon deutlich unterscheidet.

Nachrichten Icon

2018-06-21 09:13 Frank {writeRevision}
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