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OneNote das digitale FilfoFex von Microsoft


OneNote ist in vielen Microsoft Office Versionen bereits enthalten und kann mit der richtigen Bedienung den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

Früher haben wir noch in Leder gebundene Terminkalender verwendet und dort nicht nur Termine sondern auch Notizen und wichtige Informationen zu den Ereignissen festgehalten. Ich slebst hatte vor 10 Jahren auch noch ein fettes Filofex, was ich stets am Mann hatte, den dort waren nicht nur Termine, sondern eben auch Gesprächsnotizen und Einkaufshilgen und massig ToDo-Kisten enthalten.

Auch Telefonnummer und Adressen haben sich in meist unleserlicher Schrift im ABC Register meines anlaogen Filofex wiedergefunden. Jahr für jahr habe ich die Erweiterungen für den Kalenderteil nachgekauft und stand immer vor der wichtigen Entscheidung, was von dem alten Zeug den nun weg kann um Platz für neue leere Blätter zu erreichen.

Hier spielt OneNote von Microsoft Office seine Karten voll aus, denn das Wegwerfen von alten unnötigen Blättern (Informationen und Notizen) geht hier mit einem Klick und der Terminplanner wird niemals zu voll und zu schwer. Und noch besser dank seiner Kompatibilität habe ich meinen Terminplanner standig dabei. In der Firma und im HomeOffice nutze ich meist den Windows PC, unterwegs habe ich immer mein iPad als ständigen Begleiter dabei (das ist mittlerweile ein echtes Arbeitstier geworden). Mit allen Geräten kann ich schnell auf das Notizbuch von OneNote zugreifen und mir so die wichtigsten Fatkten und Listen zu meinen Plänen und Ergeignissen aufrufen.

Zeitmanagement und Kompatibilität

Wer OnoeNote konsequent und ständig nutzt, wird schon innerhalb kürzester Zeit festellen, wie einfach es ist, mit strukturierten Informationen - gebündelt an einem Ort -, den Kampf den Lose Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch den Kampf anzusagen. Zudem ist es ein Microsoft Office Produkt, was damit die Zusammenarbeit mit Outlook und anderen Office Produkten garantiert. So ist es z.B. mit nur einem einfachen Klick möglich eine Aufgabe aus einer in OneNote ertellten Liste, schnell nach Outlook zu den Aufgaben zu übergeben.

Einfach wie Office Word

Und wer wie ich die Erinnerung undListen Funktione auf seinem iPhone und iPad nutzt, hat diese Aufgabe aus OneNote sogleich im iPhone oder iPad auch dabei und kann zum Fristablauf vom Telefon erinnert werden. Die Einsatzmöglichkeiten für das OneNote sind wahrlich vielfälltig und da es aus der Office-Familie stammt, ist deren bedienung und Benutzung für alle diejenigen, die schon mit Word prima arbeiten können, einfach ein Kinderspiel.

Egal ob Sie nun einfache Einkaufslisten, oder schwierige ToDo-Listen verwenden wollen, mit dem Programm OneNote ist das recht schnell und einfach erledigt. Aber auch für die Dokumentation oder die Projektverwaltung ist das OneNote hervorragend geeignet, da Sie es wie auch das analoge Vorbild - Ihren alten Terminplaner - multifunktionel benutzen können. Schnell mal eben eine Notiz zum Telefonat ist ebenso schnell erstellt wie ein Screenshot einer gerade besuchten Webseite, wo sich sich mal eben die Adresse oder Telefonnummer merken wollten.

Vielseitig und Flexibel

Das Programm arbeitet mit Notizbüchern und Abschnitten, in denen sich einzelne Seite oder gruppierte Seiten befinden können. Sie können die einzelnen Notizblätter jederzeit mit der Maus zu einem anderen Abschnitt bewegen und somit ihre ganz persönliche Struktur aufbauen um in Zukunft viel Zeit beim Suchen nach Informationen zu sparen. Der ein oder andere kennt das noch vom FiloFex, wo die Register an der Seite zufinden waren.

Ein großer Vorteil gegenüber vielen anderen Lösungen ist die Vielseitig von OneNote, so ist es z.B. möglich auf dem iPad auch mit Hilfe eines Stylus Pen, freihändig zu schreiben und zu zeichnen, oder halt eben klassisch über die Tastatur zu schreiben. Auch Listenelemente, oder andere Symbole lassen sich hier recht einfach einsetzen und somit für eine Bearbeitungs-Liste hervorragend nutzen. Ein weiter Pluspunkt ist die schon erwähnte Verknüpfung mit Outlook.

One Note ListenSo läßt sich eine Notiz z.B. schnell mal eben als Aufgabe nach Outlook transportieren, dort kann die Erinnerungsfunktion eingesetzt werden, damit die Aufgabe zum Terminzeitpunkt, dann das erinnerungsfenster wie bei dem Kalenderterminen, öffnet. Ebenso einfach kann eine Notiz auch schnell per E-Mail an einen Kollegen versendet werden, oder seperat ausgedruckt werden. Aber nicht nur Aufgaben können mit einem Klick erzeugt werden, sondern auch Kalendereinträge oder Besprechnungsnotizen die sich im Outlook-Kalender befinden.

Notizen immer verfübar

Für mich das A & O, die Verfügbarkeit, bzw. die Kooperation mit Apple Geräten. Die Notizbücher können lokal auf dem PC, oder im Web auf dem OneDrive, oder im eigenen Firmennetz abgespeichert werden, Letzteres sorgt dann dafür, dass auch ein iPad oder ein HomeOffice User mit einem MacBook auf dieses Notizbuch zugreifen kann. Das macht das Teamwork wirklich einfach, bzw. schafft ein gutes Stück Freizeit, da man sich nicht ständig um das Kopieren oder Versenden der Notizen kümmern muß. Einmal im Firmennetzwerk oder im Onedrive angelegt, haben alle Berechtigten sofort Zugriff auf die Datei.

Ich nutze OneNote auf dem iPad, da ich unterwegs beim Kunden schnell Informationen schreiben muss und diese gerne sortiert und struktiert im Büro weiter verarbeiten möchte. Dazu habe ich für das iPad einen Stylus Pen, mit dem ich auch schnell mal eine Zeichnung beim Kunden vor Ort ertellen kann. Sobald ich wieder im Büro oder im Home-Office bin, nutze ich die Desktop-version von One-Note um die Notizen dann weiter zu verarbeiten und diese entsprechend zu organsieren.

Da die Einsatzmöglichkeiten sehr vielseitig sind, haben wir hier einmal ein Video gefunden, indem kurz erklärt wird,wie sich mit einer guten Organisation, viel Arbeitszeit einsparen läßt. Für alle die sich intensiv mit OneNote beschäftigen möchten, es befinden sich noch weitere Youtube Videos, die etwas weiter unten ansetzen und auch die Installation und Einrichtung erläutern.

 

 
2017-04-15 10:07 Frank {writeRevision}
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Chuck Norris has counted to infinity. Twice.