❓ Antwort-Mail nach dem Versand ergänzen und erneut versenden – so geht’s

ITFrank · May 2, 2025 at 7:59 AM Official Post

❗ Problem:

Du hast auf eine E-Mail geantwortet, sie abgeschickt – und kurz danach fällt dir auf, dass du noch etwas Wichtiges hinzufügen wolltest. Wenn du nun in „Gesendete Elemente“ die gesendete Antwort öffnest und erneut auf „Antworten“ klickst, passiert Folgendes:

📌 Outlook setzt dich selbst als Empfänger ein – die Nachricht wird also an deine eigene Adresse geschickt, nicht an den ursprünglichen Empfänger.
Das liegt daran, dass du auf deine eigene Antwort antwortest – und Outlook erkennt dich als letzten Absender.

✅ Lösung: „Allen antworten“ nutzen

Outlook bietet eine praktische Möglichkeit, um diese Stolperfalle zu umgehen – ganz ohne Kopieren oder Neuverfassen der E-Mail.

🧭 So funktioniert’s:

Wechsle in den Ordner „Gesendete Elemente“
Suche die Antwort-E-Mail, die du ergänzen oder korrigieren möchtest
Markiere die Nachricht und klicke auf „Allen antworten“

🧠 Warum funktioniert das?

In Outlook 2016, 2013 und 2010 ist Outlook intelligent genug, deine eigene Adresse aus dem Empfängerfeld zu entfernen
→ Die E-Mail wird also nur an den ursprünglichen Empfänger (bzw. alle Beteiligten) erneut gesendet
In Outlook 2007 und 2003 fehlt diese Logik leider
→ Du musst dort manuell deine eigene Adresse aus dem Feld „An“ entfernen, bevor du den Text bearbeitest und erneut sendest

✍️ Tipp:

Ergänze im Text der E-Mail ggf. einen kurzen Hinweis wie „Ergänzung zur vorherigen Antwort“
So vermeidest du Missverständnisse beim Empfänger

✅ Fazit:

Du musst keine neue Nachricht erstellen und alles neu eintippen – mit dem Befehl „Allen antworten“ kannst du eine gesendete Antwort schnell ergänzen und erneut versenden – ganz ohne Umwege.
Ein kleiner Trick, der viel Zeit spart!

baseballguy7lee7 · August 18, 2025 at 10:31 AM

Besser als nachträglich ergänzen geht’s oft, wenn man gleich mit Verzögerung versendet. In Outlook kannst du nämlich beim Senden eine „Nachricht verzögern“-Funktion nutzen. Da stellst du zum Beispiel 1 oder 2 Minuten ein, und alle Mails bleiben erstmal im Postausgang liegen – falls dir noch was einfällt, kannst du sie einfach öffnen und anpassen, bevor sie wirklich rausgehen. Spart manchmal echt Stress und diese Korrektur-Mails werden weniger… Find ich persönlich entspannter als immer wieder nachzuschieben.

Für länger zurückliegende Fälle gibt’s noch einen Trick mit „Nachricht weiterleiten“ aus dem Gesendete-Ordner. Die weitergeleitete Mail sieht beim Empfänger nicht aus wie eine neue Antwort, sondern wie eine frische Mail. Kann praktisch sein, wenn das „Allen antworten“ zu Verwirrung führt oder du gezielt jemand ergänzen willst, der bei der alten Antwort gar nicht dabei war. Dann kurz im Betreff klarstellen, worum’s geht – z.B. „Ergänzung zu meiner Mail von eben“ oder so.

Noch ein Randthema: Wenn sowas im Team öfter vorkommt, könnt ihr auch eine Outlook-Regel bauen, dass alle gesendeten Antworten erstmal ein paar Minuten im Postausgang verharren, bevor sie rausgehen – lässt sich für alle automatisieren. Dann rauft sich keiner mehr die Haare, wenn was fehlt 😉

Mich würde interessieren: Nutzt ihr diese Verzögerung schon, oder seid ihr eher „sofort raus mit allem“?

ITFrank · September 6, 2025 at 8:02 AM Official Post

Hallo basebollguy,

Dein Randthema, die Mails per Regel ersst später zu versenden, klingt echt spannend. Ich denke, damit werde ich mich mal beschäftigen, das wäre auch schon mal Stoff für ein neues Outlook-Video.

Gruß aus Dortmund
Frank

baseballguy7lee7 · October 2, 2025 at 12:44 PM

Jo, „Nachricht verzögern“ geht echt leicht über die Regeln (Datei > Regeln und Benachrichtigungen > Neue Regel > Nach dem Senden... dann auf Zeitverzögerung stellen). Hab dsa mal für n paar Wochen getestet – kann man pro Mail einzeln bestimmen oder für alle festlegen. Nachteil: Wenn man doch mal was sofort raushauen muss, muss mans halt extra deaktivieren.

Bin gespannt, ob ihr das mit den Verzögerungen dauerhaft nutzt oder ob’s euch nervt!
Off-Topic: Mein Kaffee ist heut irgendwie stärker als sonst… zittrige Hände beim Tippen 😅