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❓ Warum ist das hilfreich?
Kategorien in Outlook sind ideal, um E-Mails farblich und thematisch zu kennzeichnen – etwa nach Projekten, Kunden, Abteilungen oder Prioritäten.
Doch das manuelle Zuweisen kostet Zeit. Die gute Nachricht: Mit Hilfe von Regeln lassen sich Kategorien automatisch vergeben, z. B. anhand von Absendern, Betreffzeilen oder Stichwörtern im Text.
✅ So richtest du eine Regel für automatische Kategorisierung ein
📌 Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Outlook öffnen
- Gehe oben auf „Start“ → „Regeln“ → „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“
- Klicke auf „Neue Regel“
- Wähle unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ → „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“
- Klicke auf „Weiter“
- Setze die gewünschten Bedingungen:
- z. B. „von einer bestimmten Person“
- oder „mit bestimmten Wörtern im Betreff“
- Im nächsten Schritt: Aktiviere „diese in der Kategorie kategorisieren“
- Wähle die gewünschte Kategorie aus (z. B. „Projekt A“, „Wichtig“, „Rechnungen“)
- Klicke auf „Fertig stellen“ und dann „Übernehmen“
🧠 Beispiele für sinnvolle Regeln:
| Bedingung | Kategorie | Nutzen |
|---|---|---|
| E-Mails von chef@firma.de | „Wichtig“ | Sofortige visuelle Priorisierung |
| Betreff enthält „Rechnung“ | „Buchhaltung“ | Automatische Ablage nach Thema |
| E-Mails an support@meinefirma.de | „Supportanfragen“ | Trennung von Kundenanfragen |
🔄 Hinweis:
- Die Regel gilt nur beim Eingang neuer E-Mails
- Bereits vorhandene Mails können per „Regel jetzt ausführen“ nachträglich kategorisiert werden
- Regeln lassen sich kombinieren – z. B. mehrere Bedingungen + verschiedene Kategorien
Hier gib´s auch ein passendes Video zum Thema: Outlook Regeln:
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✅ Fazit:
Mit der automatischen Kategorisierung sparst du Zeit und behältst den Überblick – gerade bei vielen E-Mails oder mehreren Projekten. Outlook bietet dir mit wenigen Klicks eine clevere Automatisierungsmöglichkeit, ohne dass du externe Tools brauchst.
