🏷️ Outlook: Kategorien automatisch per Regel zuweisen

❓ Warum ist das hilfreich?

Kategorien in Outlook sind ideal, um E-Mails farblich und thematisch zu kennzeichnen – etwa nach Projekten, Kunden, Abteilungen oder Prioritäten.
Doch das manuelle Zuweisen kostet Zeit. Die gute Nachricht: Mit Hilfe von Regeln lassen sich Kategorien automatisch vergeben, z. B. anhand von Absendern, Betreffzeilen oder Stichwörtern im Text.

✅ So richtest du eine Regel für automatische Kategorisierung ein

📌 Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Outlook öffnen
2. Gehe oben auf „Start“ → „Regeln“ → „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“
3. Klicke auf „Neue Regel“
4. Wähle unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ → „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“
5. Klicke auf „Weiter“
6. Setze die gewünschten Bedingungen:
   • z. B. „von einer bestimmten Person“
   • oder „mit bestimmten Wörtern im Betreff“
7. Im nächsten Schritt: Aktiviere „diese in der Kategorie kategorisieren“
8. Wähle die gewünschte Kategorie aus (z. B. „Projekt A“, „Wichtig“, „Rechnungen“)
9. Klicke auf „Fertig stellen“ und dann „Übernehmen“

🧠 Beispiele für sinnvolle Regeln:

🔄 Hinweis:

• Die Regel gilt nur beim Eingang neuer E-Mails
• Bereits vorhandene Mails können per „Regel jetzt ausführen“ nachträglich kategorisiert werden
• Regeln lassen sich kombinieren – z. B. mehrere Bedingungen + verschiedene Kategorien

Hier gib´s auch ein passendes Video zum Thema: Outlook Regeln:

✅ Fazit:

Mit der automatischen Kategorisierung sparst du Zeit und behältst den Überblick – gerade bei vielen E-Mails oder mehreren Projekten. Outlook bietet dir mit wenigen Klicks eine clevere Automatisierungsmöglichkeit, ohne dass du externe Tools brauchst.