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In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du in der 3CX Telefonanlage eine Rufgruppe einrichtest, damit eingehende Anrufe automatisch an mehrere Mitarbeiter verteilt werden können.
Rufgruppen gehören zu den wichtigsten Funktionen einer modernen Telefonanlage. Sie sorgen dafür, dass Anrufe nicht bei einer einzelnen Nebenstelle landen, sondern von mehreren Personen entgegengenommen werden können.
Gerade für Bereiche wie Support, Vertrieb oder Empfang ist diese Funktion besonders hilfreich.
Was ist eine Rufgruppe?
Eine Rufgruppe ist eine Gruppe von Nebenstellen, die gemeinsam auf eingehende Anrufe reagieren.
Wenn ein Anruf eingeht, kann die Telefonanlage den Anruf zum Beispiel:
- gleichzeitig bei mehreren Mitarbeitern klingeln lassen
- nacheinander an verschiedene Nebenstellen weiterleiten
- nach einer bestimmten Zeit automatisch zum nächsten Mitarbeiter wechseln
Dadurch wird sichergestellt, dass Anrufe möglichst schnell angenommen werden.
Typische Einsatzbereiche
Rufgruppen werden häufig für folgende Szenarien eingesetzt:
- Support-Hotline – mehrere Mitarbeiter können Anrufe annehmen
- Vertrieb – eingehende Kundenanfragen werden verteilt
- Empfang – mehrere Personen können Anrufe entgegennehmen
- Service-Abteilungen – Anrufe werden automatisch an verfügbare Mitarbeiter verteilt
Rufgruppe in 3CX einrichten
Im Video zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du eine Rufgruppe in der 3CX Verwaltungsoberfläche einrichtest.
Dabei gehen wir unter anderem durch folgende Punkte:
- neue Rufgruppe erstellen
- Nebenstellen zur Gruppe hinzufügen
- Klingelstrategie auswählen
- Zeitüberschreitungen definieren
- Weiterleitungen konfigurieren
Mit diesen Einstellungen kannst du genau bestimmen, wie eingehende Anrufe verteilt werden sollen.
Wichtige Einstellungen für Rufgruppen
Bei der Einrichtung solltest du besonders auf folgende Punkte achten:
Klingelstrategie
Hier legst du fest, wie die Anrufe verteilt werden, zum Beispiel:
- alle Teilnehmer gleichzeitig
- Reihenfolge der Nebenstellen
- zufällige Verteilung
Zeitüberschreitung
Wenn niemand den Anruf annimmt, kann er automatisch:
- an eine andere Gruppe gehen
- an den Empfang weitergeleitet werden
- auf der Mailbox landen
Video: Rufgruppen in 3CX einrichten
Im folgenden Video zeige ich dir die komplette Einrichtung Schritt für Schritt.
💡 Tipp:
Wenn du gerade erst mit 3CX startest, schau dir auch den Beitrag an:
3CX Cloud-Telefonie – Erste Schritte, Installation und Konfiguration
Dort zeige ich dir, wie du die Telefonanlage installierst und die ersten Nebenstellen einrichtest.
